Du är vår leverantör, affärs- eller samarbetspartner

1. Information om Proffsmagasinets personuppgiftsbehandling – Leverantörer och affärs- och samarbetspartners

2. Vilka personuppgifter behandlar vi om dig?

Vi behandlar personuppgifter om dig som är kontaktperson, firmatecknare eller annan företrädare för en potentiell eller befintlig leverantör, affärs- eller samarbetspartner. Vi samlar bara in de personuppgifter som vi behöver för respektive ändamål – vilka vi samlar in om just dig beror på hur du interagerar med oss. Vi samlar in och behandlar följande kategorier av personuppgifter:

Identitetsuppgifter: uppgifter som gör det möjligt att identifiera dig, till exempel ditt namn, personnummer/samordningsnummer eller organisationsnummer (vid enskild firma som är leverantör till oss), signatur och bank-ID. Personnummer behandlas med anledning av vikten av en säker identifiering, enligt 3 kap. 10 § lag (2018:218) med kompletterande bestämmelser till EU:s dataskyddsförordning.
Kontaktuppgifter: uppgifter som gör det möjligt för oss att kontakta dig, till exempel din adress, e-postadress och telefonnummer.
Leverantörsuppgifter: leverantörsnummer så kallat Supplier-ID och uppgifter som vi kontrollerar för att säkerställa att våra leverantörer och affärs- och samarbetspartners är seriösa, såsom kreditvärdighet, eventuellt förekommande på sanktionslistor på både bolagsnivå och ägarnivå och enkät för Code of Conduct (CoC) som leverantören fyller i.
Tjänsteuppgifter: uppgifter om dig och din roll hos den organisation som du företräder, i förekommande fall, till exempel tjänst/titel, uppgift om vilket bolag du företräder samt bolagets geografiska placering.
Besöksuppgifter: uppgifter relaterade till fysiska besök, såsom kostpreferenser, klädstorlek, samt foton (stilla och rörliga) från våra events. I och med att Proffsmagasinet ingår i Ahlsell-koncernen och därmed delar lokaler med Ahlsell Sverige AB (”Ahlsell”) utgör Ahlsell personuppgiftsansvarig för den personuppgiftsbehandling som är kopplad till besök (inklusive kamerabevakning). För mer information om Ahlsells personuppgiftsbehandling se: Behandling av personuppgifter.
Kommunikation: uppgifter i din kommunikation med oss, till exempel innehåll i e-postmeddelanden, supportärenden, inspelningar och anteckningar från telefonsamtal, övriga synpunkter, video- och ljudupptagning (foton – stilla/rörliga) från möten/utbildningar oavsett typ, deltagande i tävlingar, intervjuer, undersökningar, och val av framtida utskick, etcetera.
Bankuppgifter: uppgifter som behövs för att vi ska kunna betala, till exempel leverantörsfaktura, bankuppgifter, betalningsvillkor kostnadsställe etcetera.
Teknisk data: information om den enhet du använder (till exempel dator eller mobiltelefon), såsom IP-adress, operativsystem och webbläsartyp samt uppgifter om ditt användarbeteende, platsuppgifter, browsinghistorik samt mätvärden för engagemang från mottagare av e-postmarknadsföring, däribland ”läst”-status och tidsstämplar för e-postmeddelanden, som samlas in via cookies eller liknande spårningsteknik.

3. Varför, med stöd av vilken rättslig grund och hur länge behandlar vi dina personuppgifter?

3.1 Köp av produkt/tjänst och hantering av leverantörsrelationen

Administrera leverantörsförhållande

Ändamål

Bedöma, administrera och optimera leverantörsförhållande och potentiellt leverantörsförhållande, inklusive, bland annat, bakgrundskontroll av leverantörens kreditvärdighet och kontroll i förhållande till Proffsmagasinets uppförandekod samt åtgärder för on-boarding (till exempel skapa och signera avtal), off-boarding samt underhåll av leverantörer i våra IT-system/IT-tjänster.

Kategorier av personuppgifter

Identitetsuppgifter, Kontaktuppgifter, Leverantörsuppgifter, Tjänsteuppgifter, Kommunikation, Betaluppgifter.

Rättslig grund

Enskilda firmor: Fullgörande av avtal (GDPR, artikel 6.1(b)) – vidtagande av åtgärder på din begäran innan ett eventuellt avtal ingås samt för att fullgöra sådant avtal.

Övriga juridiska personer: Berättigat intresse (GDPR, artikel 6.1(f)) - behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att hantera våra avtalsrelationer och uppfylla våra skyldigheter i avtalet. Kontakta oss om du vill veta mer om hur vi har balanserat dina intressen mot våra.

Lagringstid

Personuppgifter gallras sju (7) år efter leverantörsförhållandets upphörande.

Personuppgifter som specifikt rör konton hos Proffsmagasinet gallras trettioåtta (38) månader efter avslutat leverantörsförhållande.

Orderhantering

Ändamål

Hantera order/avrop/inköp och övriga skyldigheter enligt avtal inklusive, bland annat, orderläggning, mottagande av leveranser och fakturor, betalning av desamma samt annan löpande hantering av produkt- och tjänsteleveranser till Proffsmagasinet.

Kategorier av personuppgifter

Identitetsuppgifter, Kontaktuppgifter, Tjänsteuppgifter, Besöksuppgifter, Bankuppgifter, Kommunikation.

Rättslig grund

Enskilda firmor: Fullgörande av avtal (GDPR, artikel 6.1(b))

Övriga juridiska personer: Berättigat intresse (GDPR, artikel 6.1(f)) - behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att lägga ordrar, ta emot leveranser och uppfylla våra övriga skyldigheter enligt avtalet. Kontakta oss om du vill veta mer om hur vi har balanserat dina intressen mot våra.

Inspelning av samtal: Fullgöra en rättslig förpliktelse (GDPR, artikel 6.1.(c)).

Lagringstid

Personuppgifter gallras trettioåtta (38) månader efter genomförd order/genomfört köp.

Inspelade samtal gallras efter två (2) år.

Returer, reklamationer och klagomål

Ändamål

Hantera våra returer, reklamationer, klagomål och övriga avvikelser i förhållande till order/avrop /inköp såsom faktura-, returnerings- och ankommandeavvikelser.

Kategorier av personuppgifter

Identitetsuppgifter, Kontaktuppgifter, Leverantörsuppgifter, Tjänsteuppgifter, Bankuppgifter, Kommunikation.

Rättslig grund

Enskilda firmor: Fullgörande av avtal (GDPR, artikel 6.1(b)).

Övriga juridiska personer: Berättigat intresse (GDPR, artikel 6.1(f)) - behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att hantera inkomna returer, reklamationer och klagomål. Kontakta oss om du vill veta mer om hur vi har balanserat dina intressen mot våra.

Inspelning av samtal: Fullgöra en rättslig förpliktelse (GDPR, artikel 6.1.(c)).

Lagringstid

Personuppgifter gallras trettioåtta (38) månader efter genomförd order/genomfört köp.

Inspelade samtal gallras efter två (2) år.

3.2 Tillhandahållande av service och kringliggande tjänster

Support

Ändamål

Tillhandahålla support och besvara frågor/hantera ärenden från leverantörer.

Kategorier av personuppgifter

Identitetsuppgifter, Kontaktuppgifter, Leverantörsuppgifter, Tjänsteuppgifter, Kommunikation, Bankuppgifter, Teknisk data.

Rättslig grund

Behandlingen av viss Teknisk data som inhämtats via cookies eller liknande spårningstekniker vid användning, baseras på ditt samtycke som inhämtas via vår cookiebanner (GDPR, artikel 6.1(a)).

Övriga uppgifter behandlas med stöd av ett berättigat intresse (GDPR, artikel 6.1(f)) - behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att tillhandahålla support och hjälpa våra leverantörer genom att besvara frågor, informera, felsöka med mera. Kontakta oss om du vill veta mer om hur vi har balanserat dina intressen mot våra.

Lagringstid

Personuppgifter som rör support och utvecklingsarbete gallras trettioåtta (38) månader efter avslutat supportärende/utvecklingsarbete.

Inspelade samtal gallras efter två (2) år.

För information om gallring av teknisk data se Proffsmagasinets webbsida om Cookies.

Tilläggstjänster

Ändamål

Tillhandahålla tjänster såsom utbildning, underhåll av produkter, och IT-system och IT-tjänster.

Kategorier av personuppgifter

Identitetsuppgifter, Kontaktuppgifter, Leverantörsuppgifter, Tjänsteuppgifter, Besöksuppgifter, Bankuppgifter, Kommunikation, Teknisk data.

Rättslig grund

Behandlingen av viss Teknisk data som inhämtats via cookies eller liknande spårningstekniker vid användning, baseras på ditt samtycke som inhämtas via vår cookiebanner (GDPR, artikel 6.1(a)).

Övriga uppgifter behandlas med stöd av berättigat intresse (GDPR, artikel 6.1(f)) - behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att tillhandahålla utbildning och övriga tjänster. Kontakta oss om du vill veta mer om hur vi har balanserat dina intressen mot våra.

Lagringstid

Personuppgifter gallras trettioåtta (38) månader efter genomförd tjänst.

För information om gallring av teknisk data se Proffsmagasinets webbsida om Cookies.

3.3 Marknadsföring och events

Marknadsföring

Ändamål

Marknadsföra och tillhandahålla information om vår verksamhet, via telefon, e-post, webbplatser, sociala medier och pressmeddelanden och annan kommunikation till leverantörer och potentiella leverantörer.

Kategorier av personuppgifter

Identitetsuppgifter, Kontaktuppgifter, Kommunikation, Leverantörsuppgifter, Tjänsteuppgifter, Teknisk data.

Du har rätt att när som helst invända mot att dina personuppgifter behandlas för direktmarknadsföringsändamål. Om du invänder mot sådan behandling kommer vi inte längre att behandla dina personuppgifter för detta ändamål. Du kan utöva din rätt genom att kontakta vår kundservice, eller via instruktioner i aktuella utskick.

Rättslig grund

Behandlingen av viss Teknisk data som inhämtats via cookies eller liknande spårningstekniker, baseras på ditt samtycke som inhämtas via vår cookiebanner (GDPR, artikel 6.1(a)).

Övriga uppgifter behandlas med stöd av berättigat intresse (GDPR, artikel 6.1(f)) - behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att marknadsföra oss och nå ut till leverantörer, nya som befintliga. Kontakta oss om du vill veta mer om hur vi har balanserat dina intressen mot våra.

Lagringstid

Personuppgifter gallras trettioåtta (38) månader efter leverantörs-, affärs-och samarbetspartnersförhållandets upphörande.

Personuppgifter relaterade till utskick av nyhetsbrev/annan kommunikation gallras vid kontakt och meddelande om att inte få sådana fortsatt.

Personuppgifter som avser enkäter, om aktuellt/aktuella, gallras trettioåtta (38) månader efter genomförandet.

För information om gallring av teknisk data se Proffsmagasinets webbsida om Cookies.

Foton och filmer i marknadsföring

Ändamål

Använda stilla och rörligt material så som fotografier, ljudinspelningar samt videor från events i internt och externt kommunikations- och marknadsföringsmaterial.

Vi kan använda AI-teknik för att ta fram, redigera och identifiera foton och filmer.

Kategorier av personuppgifter

Besöksuppgifter.

Rättslig grund

Berättigat intresse (GDPR, artikel 6.1(f)) - behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att göra vårt marknadsföringsmaterial visuellt tilltalande och relevant. Kontakta oss om du vill veta mer om hur vi har balanserat dina intressen mot våra.

Lagringstid

Personuppgifter behandlas under tidsperioden för användning och maximalt under fem (5) år.

Events och tävlingar

Ändamål

Bjuda in till och administrera deltagande i våra events och tävlingar, inklusive att kontakta deltagare därefter.

Kategorier av personuppgifter

Identitetsuppgifter, Kontaktuppgifter, Leverantörsuppgifter, Tjänsteuppgifter, Besöksuppgifter, Kommunikation.

Rättslig grund

Berättigat intresse (GDPR, artikel 6.1(f)) - behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att anordna events och tävlingar. Kontakta oss om du vill veta mer om hur vi har balanserat dina intressen mot våra.

Vid behandling av kostpreferenser som innebär information om hälsa stödjer vi vår behandling på samtycke, (GDPR, artikel 9.2 (a)).

Lagringstid

Personuppgifter behandlas under aktuellt event / aktuell tävling. I förekommande fall kan personuppgifter lagras upp till tre (3) månader efter genomfört event och upp till ett (1) år efter genomförd tävling för att kunna följa upp eventet och påvisa vinst och administrera priser kopplat till tävlingen.

3.4 Affärsanalys och utveckling

Analys och förbättring av verksamheten

Ändamål

Löpande sammanställa underlag för statistik, rapporter, och analyser som stöd för att kunna analysera, utveckla, effektivisera och följa upp vår verksamhet, våra affärssystem, processer och strategier genom att, bland annat, följa upp utfallet av verksamhetens affärstransaktioner för att analysera och öka lönsamhet och genomföra intressentanalyser.

Kategorier av personuppgifter

Samtliga personuppgifter som anges i denna information, se avsnitt 2 ovan.

Rättslig grund

Behandlingen av viss Teknisk data som inhämtats via cookies eller liknande spårningstekniker vid användning, baseras på ditt samtycke som inhämtas via vår cookiebanner (GDPR, artikel 6.1(a)).

Övriga uppgifter behandlas med stöd av berättigat intresse (GDPR, artikel 6.1(f)) - behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att analysera verksamheten i olika led och förbättra oss. Kontakta oss om du vill veta mer om hur vi har balanserat dina intressen mot våra.

Lagringstid

Inga personuppgifter lagras specifikt för detta ändamål. Personuppgifter som utgör underlag för detta ändamål sparas i enlighet med de lagringstider som anges för respektive ändamål vilka framgår av informationen på denna undersida.

3.5 Generell behandling

Bokföring

Ändamål

Hantera bokföringsskyldigheter inklusive bland annat att spara räkenskapsmaterial och upprätta årsredovisning.

Kategorier av personuppgifter

Identitetsuppgifter, Kontaktuppgifter, Leverantörsuppgifter, Bankuppgifter, Kommunikation.

Rättslig grund

Rättslig förpliktelse (GDPR, artikel 6.1(c) och 7 kapitlet 2 § bokföringslag (1999:1078)).

Lagringstid

Personuppgifter gallras sju (7) år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.

IT- och informationssäkerhet

Ändamål

Skydda våra IT-system och IT-tjänster (så att de fungerar korrekt och säkert), genomföra tester, felsöka och utreda IT-säkerhetsincidenter och orsaker till tekniska problem samt återskapa uppgifter i IT-system och IT-tjänster vid behov (exp. säkerhetsincident). Löpande säkerhetskopiering är aktuell.

Kategorier av personuppgifter

Identitetsuppgifter, Kontaktuppgifter, Leverantörsuppgifter, Tjänsteuppgifter, Besöksuppgifter, Bankuppgifter, Teknisk data, Kommunikation.

Rättslig grund

Behandlingen av viss Teknisk data som inhämtats via cookies eller liknande spårningstekniker vid användning, baseras på ditt samtycke som inhämtas via vår cookiebanner (GDPR, artikel 6.1(a)).

Övriga uppgifter behandlas med stöd av berättigat intresse (GDPR, artikel 6.1(f)) - behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att säkerställa fullgod IT- och informationssäkerhet. Kontakta oss om du vill veta mer om hur vi har balanserat dina intressen mot våra.

Lagringstid

Personuppgifter som används vid test av våra IT-system och IT-tjänster uppdateras i testmiljön en (1) gång per år. Säkerhetskopior av personuppgifterna i våra IT-system och IT-tjänster uppdateras löpande och gamla versioner raderas efter senast tolv (12) månader.

Personuppgifter som behandlas för att skydda oss mot obehöriga intrång, överbelastning och andra säkerhetsrisker sparas normalt inte. Dock, om IT-system och IT-tjänster skulle blockeras till exempel av skäl om säkerhet, sker lagring i högst tre (3) månader. Personuppgifter som samlas in i form av loggar om/vid felsökning sparas i högst ett tre (3) månader.

För information om gallring av teknisk data se Proffsmagasinets webbsida om Cookies.

Tillsyn, krav och incidenter

Ändamål

För att utreda incidenter, bemöta krav och tillhandahålla efterfrågad information till tillsynsmyndighet i händelse av tillsyn.

Kategorier av personuppgifter

De kategorier av personer och personuppgifter som efterfrågas vid incidenter och tillsyn.

Rättslig grund

Fullgörande av rättslig förpliktelse (GDPR, artikel 6.1(c) och GDPR, artikel 31, 33-34 respektive artikel 58).

Lagringstid

Personuppgifterna behandlas så länge incidenten eller tillsynen pågår och upp till tjugofyra (24) månader därefter.

Tvist

Ändamål

Skydda våra intressen i händelse av tvist.

Kategorier av personuppgifter

De kategorier av personer och personuppgifter som är nödvändiga med hänsyn till tvistefrågan och inblandade parter.

Rättslig grund

Berättigat intresse (GDPR, artikel 6.1(f)) – kunna tillvarata våra intressen vid tvist. Kontakta oss om du vill veta mer om hur vi har balanserat dina intressen mot våra.

Lagringstid

Personuppgifterna sparas så länge som tvisten pågår och tio (10) år därefter.

Rättigheter enligt GDPR

Ändamål

Tillmötesgå din begäran att utöva någon av dina rättigheter enligt GDPR.

Kategorier av personuppgifter

Identitetsuppgifter, Kontaktuppgifter samt övriga uppgifter om dig som du lämnar i din begäran och som krävs för att tillmötesgå denna.

Rättslig grund

Rättslig förpliktelse (GDPR, artikel 6.1(c) och GDPR, kapitel III).

Lagringstid

Personuppgifterna sparas i tjugofyra (24) månader efter att vi hanterat din förfrågan.

Rättsliga skyldigheter

Ändamål

Uppfylla rättsliga skyldigheter enligt till exempel penningtvättslagen eller reglerna om produktansvar och produktsäkerhet.

Kategorier av personuppgifter

Endast de kategorier av personuppgifter som är nödvändiga för att uppfylla respektive rättslig skyldighet.

Rättslig grund

Fullgörande av rättslig förpliktelse (GDPR, artikel 6.1(c) och till exempel penningtvättslag, produktansvarslag.

Lagringstid

Personuppgifterna sparas i regel i fem (5) år från att de hämtades in. Om det är nödvändigt för att förebygga, upptäcka eller utreda penningtvätt eller finansiering av terrorism sparas uppgifterna i upp till tio (10) år. För andra rättsliga skyldigheter kan andra lagringstider gälla enligt respektive lagstiftning.

Informationen uppdaterades senast 2026-07-09.